EDV-Abteilung

Die wirkliche Not der EDV-Abteilung in Unternehmen.

J2K

Täglich flattern Informationen über neue Errungenschaften der Computerindustrie, der Entwicklung von neuer Software, der Telekommunikation und der Optimierung von betriebswirtschaftlichen Abläufen auf den Schreibtisch des EDV-Leiters. Wenn man diesen Informationen glaubt, dann wäre es kein Problem, das Regelwerk der EDV immer wieder mühelos auf die neuesten Erkenntnisse und den neuesten Stand der Technik abzudaten.
Die Praxis sieht aber leider anders aus, wie so mancher Schönredner und Besserwisser es gerne sehen möchte.
Eine EDV-Abteilung ist immer von einer bestehenden Lösung vorbelastet. Meistens sind die dort installierten Systeme, getragen durch die Not längst vergangener Tage, als die EDV noch nicht den ultimativen Durchbruch in Unternehmen gefunden hatte und vieles noch mit der Hand oder mit der alt bewährten Schreibmaschine durchgeführt wurden.

Aus diesen alten Tagen stammen dann die Summe aller Systeme, die momentan in den EDV-Abteilungen so dahinächzen. Teils liebgewonnen und als Gewohnheit geduldet – der Mensch ist ja nun mal ein Gewohnheitstier – teils aber nicht mehr zeitgemäß und an die bestehen Unternehmensstruktur und Unternehmensorganisation nur schwer anpassbar.

Daneben sind aber noch Neuerungen hinzugekommen, denen man sich nicht verschließen konnte. Dazu gehören beispielsweise solche Neuheiten der letzten 20 Jahre, wie eMail, Internet, Handy und Vernetzung von Computern, um nur einige zu nennen. Wie ist man also vor 20 Jahren in der EDV-Abteilung vorgegangen, um die alte bestehende und liebgewonnene EDV-Lösung beizubehalten, aber auch die Neuerungen in den EDV-Betrieb mit einzubauen. Bis auf wenige Unternehmen, die vielleicht in der EDV erst ganz am Anfang standen, oder solchen, die sich einen Generalumbau leisten konnten, hat der überwiegende Teil einfach an die bestehende EDV die Neuerung angestückelt.
Also man ist mehr oder weniger wie bei einem Hausbau vorgegangen. Das Haus war zu klein geworden. Man hat dann einfach an dieses alte Haus einen Anbau dazu gebaut, um dann die neueren Anforderungen abzudecken und das alte Haus, was ja nun ein Teil des Gesamthauses war, ist dann überwiegend so geblieben und die alten Systeme, wie Heizung, Stromleitungen, Abflussrohre usw. sind in ihrem alten Zustand so belassen worden.
Das heißt, man hat ganz einfach angebaut um die Not, die momentan vorherrschte zu meistern und dabei aber nicht an die Zukunft gedacht. Das Problem wurde ganz einfach verschoben, indem man eine bessere Gesamtlösung einfach in die Zukunft verlegte. Das System ähnelt auch einem Hausputz, indem der Dreck einfach unter den Teppich gekehrt wird. So ist äußerlich wieder alles schön, aber im Inneren da keimt und krächzt es.

Natürlich ist dann dieser Zwischenzustand auch nicht frei von Änderungen. Man muss auch in diesem Falle wieder Anpassungen vornehmen, da ja unsere Welt sich in einem ständigen Wandel befindet. Also geht man dann wieder an dieses Bauwerk heran und tut immer wieder einen Flicken an die eine oder andere Stelle wieder draufsetzen.
Irgendwann erhält dann diese Art der Änderung eine regelrechte Firmenkultur. Die Software ähnelt einem Flickenteppich.
Angefangen bei der Datenbank - die auch in diesen Jahren nichts von Normalisierung, geschweige denn der ersten, zweiten oder dritten Normalform gehört hat - werden hier bestehende Datenbank-Felder, die in vergangen Zeiten einmal nicht oder für eine andere Nutzung vorgesehen waren, aber generell nicht mehr genutzt werden, einfach für die neue Anforderung verdonnert. Deshalb muss sich ein späterer Datenbank-Administrator nicht wundern, wenn er ein  Textfeld mit beispielsweise der Bezeichnung „Artikelbezeichnung3 abgekürzt BEZ3“ vorfindet, darin sich aber ein Verkaufspreis befindet, weil im Unternehmen irgendwann einmal neben dem regulären Verkaufspreis ein zusätzliches Feld für Verkaufspreis benötigt wurde.
Noch schlimmer werden diese Datenbankspielchen, wenn man sich gar an Key-Felder oder sogar an den Primary-Key einer Tabelle herangewagt hatte oder man hat eine zusätzliche Tabelle in der 1:1-Beziehung zur bestehenden Tabelle erstellt, die aber in den Jahren wieder verwaist ist.

Gut diese obige Schilderung bezieht sich auf der Vorstellung, dass sich das Unternehmen in den frühen Jahren der EDV (z.B. der 70er oder 80er Jahren) entschlossen hat, die firmeneigene Software durch eigene Programmierer selber zu entwickeln oder durch ein Softwarehaus entwickeln zu lassen. Dieser Weg war in der damaligen Zeit in vielen Fällen auch der richtige und bessere Weg, Software einzuführen, da es in diesen Jahren eben noch keine ERP-Systeme gab, wie man sie heute kennt, geschweige denn etwas von Customizing oder dergleichen gehört hatte. So findet man leider heute immer noch ältere Warenwirtschaftssysteme in Unternehmen vor, die mit Cobol oder dBase entwickelt wurden.

Hier spricht man sozusagen von gewachsenen Systemen, die durch die Anpassung an die Unternehmensorganisation immer wieder angepasst und erweitert werden mussten. Das Ergebnis ist dann heute ein riesiger Haufen von veralteten Funktionen und Methoden innerhalb eines oder mehrerer unterschiedlicher Software-Konstrukte, die es nun gilt in einem Streich in ein neues flexibleres und moderneres System zu packen, was beinahe schier unmöglich zu sein scheint.
Hinzu kommt noch, dass die früheren und eigentlichen Konstrukteure dieses Software-Gebildes heute in den meisten Fällen gar nicht mehr im Unternehmen sind. Also bei einer solchen Mamut-Umstellung nicht mit Rat und Tat zur Seite stehen können.

Neben diesen gewachsenen Systemen gibt es aber auch noch sogenannten Wildwuchs. Dieser Wildwuchs in Form von Tabellenkalkulationen, war für die Nicht-EDVler in einer Unternehmung der willkommene Einstieg in die EDV. Angefangen mit einfachen Telefonlisten und Mitarbeiter-Geburtstags-Systemen, lernten diese Nicht-EDVler immer schneller Funktionen der Tabellenkalkulation hinzu und wagten sich immer mehr an komplexere Aufgaben heran. So erstellten beispielsweise Buchhalter und Controller komplexe Bilanzen, G + Vs, Kurzfristige Erfolgsrechnungen und Saldenlisten mit Tabellenkalkulationen. Spätestens jetzt begann das Eigenleben dieser Kampagne. Anfangs war die Tabellenkalkulation eine willkommene Lösung, um selber Auswertungen und Dokumente mithilfe der Tabellenkalkulation zu erstellen, da die EDV  mit solchen Ansätzen nicht schnell genug hinterherkam. Aber jetzt wurde die EDV mehr oder weniger mit einer neuen Herausforderung belastet, den dieser Lösungsansatz mit sich brachte. Spätestens jetzt wollten diese Nicht-EDVler die Daten des eigentlichen EDV-Systems in ihre Tabellenkalkulation geladen bekommen. Das war ja noch lösbar. Aber es folgte dann auch wenig später die Herausforderung, dass Daten der Tabellenkalkulation in die EDV geladen werden sollten (z.B. in das Warenwirtschaftssystem). Der Anwender fand jetzt heraus, dass es ja wesentlich einfacher war z.B. Artikel in der Tabellenkalkulation zu pflegen, als sich im EDV-System mit nur einem einzigen Artikel über mehrere Bildschirmseiten hinweg abmühen zu müssen. Also mussten diese Tabellendaten dann auch wieder in die EDV importiert werden, was ja noch wesentlich schwerer als der Export der Daten war.
So ein EDV-Programm enthält etliche Konsistenzprüfungen und Hilfestellung bei der Erfassung von Daten, die man wohl in einer Tabellenkalkulation nicht vorfand. Hatte die EDV aber bald dieses Problem gelöst, so ließ das nächste Problem nicht lange auf sich warten. Der Anwender fand dann ganz schnell heraus, dass ja andere Daten auch schick in der Tabellenkalkulation mit klickerdi, klickerdi und paste und copy zu verarbeiten waren und so kam auch schon bald an die EDV-Abteilung die nächste Aufgabe hinzu, z.B. auch Kunden-, Kontakte und Lieferantendaten in die Warenwirtschaft importieren zu müssen. Das sind natürlich nur wenige Beispiele, deren noch etliche Ansätze dieser Art folgen werden.

Die EDV-Abteilung war also in dieser Zeit, als die PCs mit ihren Office-Programmen aufkamen vermehrt damit beschäftigt, den Anwendern die Daten mundgerecht zu servieren, geschweige denn, sich um ihre eigenen Belange zu kümmern, die ja auch noch ständig zunahmen.

Zu der Zunahme der Aufgabe gehörten auch schon sehr bald der Umgang und die Einführung des Internets. Anfangs als schön und unproblematisch empfunden, mussten alsbald neue Sicherheitsbestimmungen her. Kann jeder Mitarbeiter im Internet surfen? Was ist mit den Bedrohungen aus dem Internet? Welche Rechner muss ich mit dem Internet verbinden und welche nicht? Das Internet-Problem wurde anfangs verharmlost. Es ist eben schick und zeitgemäß, wenn alle Rechner miteinander verbunden sind, jeder seine eMails mundgerecht an seinen Arbeitsplatz serviert bekommt, Daten über das Internet heruntergeladen oder hochgeladen werden können und auch Formulare der klassischen Warenwirtschaft, wie Anfragen, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen schnell vom Kunden zum Lieferanten und wieder zurück erfolgen können.
Schon sehr frühzeitig in der Geburtsstunde dieses Stadiums erfreuten sich die Anwender – mit wachsender Beliebtheit der EDV-Abteilung - als private eMails mit MegaBytes von Anhängen den eMail-Server belasteten. Speicherkapazität musste jetzt nicht nur für die klassische EDV, sondern auch für diese hinzugewonnen scheinbar nützlichen Anforderungen her, da ein Unternehmen beinahe belächelt wurde, wenn die Mitarbeiter nicht per eMail zu erreichen waren und wenn auch kein Auftritt im Internet nachweisbar war.

Als nun dieser neue Trend einigermaßen von der EDV abgedeckt worden war, kam aber schon alsbald die nächste Anforderung heran. Jetzt fand man schnell heraus, dass das Internet doch nicht so sicher war, wie Schönredner dies zum Start des Internets beteuerten. Jetzt, wo alle Rechner miteinander verbunden waren und man Switche, Router und Kabelverbindungen EDV-gerecht verbaut hatte, kamen auch schon die neuesten Hiobsbotschaften.
Man war plötzlich offen für die Welt! Was anfangs ein Muss war, entwickelte sich jetzt zur Bedrohung. Man hatte Angst, um seine sensiblen Firmendaten, die früher nur bei einem Absturz der EDV wieder zurückgesichert wurde. Nein, jetzt konnten diese Daten auch von einem Angriff aus dem Internet zerstört werden. Aber wie schützt man sich jetzt vor so einem unsichtbaren Feind, wie konsistent sind denn noch meine Daten, wurde schon ein Teil meiner Daten vernichtet?
Spätestens jetzt war man wieder auf externe Hilfe angewiesen, um sich beraten zu lassen, welches Virenschutzprogramm und welche Firewall-Lösung man jetzt unbedingt brauchte. Eine Virenschutzlösung konnte dann relativ schnell installiert werden. Für eine Firewall-Lösung allerdings war man jedoch auch im Nachhinein an externe Hilfe angewiesen, da die richtige Einstellung einer Firewall ganze Buchregale füllen konnte.

Der Chef einer EDV-Abteilung lebte also in diesen Tagen ständig von der Hand in den Mund um einigermaßen den immer schneller werdenden Anforderungen der EDV oder besser gesagt: der Anforderung der EDV, die immer mehr von außen bestimmt wurde, Folge zu leisten und es sollte noch besser werden, denn jetzt mussten noch Richtlinien und Regeln her, die Mitarbeiter anzuweisen nur noch eMails zu senden, die dem eigentlichen Firmenzweck dienen sollten. Aber selbst wenn diese Anforderung gemeistert wurde, wie fängt man dann eMails ab, die unser eMail-Server empfängt. Diese und ähnliche Fragen beschäftigen noch bis zum heutigen Tage die EDV-Abteilung.

Was bei allen diesen Anforderungen nicht aus dem Blickfeld gelassen werden konnte, war ja auch noch die Chef-Abteilung eines Unternehmens. Ist der Chef für die Not des EDV-Leiters sensibilisiert? Stellt der Chef eine weitere Hürde für die EDV dar? Muss ihm erst erklärt werden, wofür ein Virenscanner notwendig ist? Warum die Firewall Geld und Zeit kostet? Warum die EDV gerade jetzt vorrangig an diesen Problemen und nicht an der eigentlichen Aufgabe (z.B. der Erneuerung des Warenwirtschaftssystems) arbeiten muss und arbeiten kann? Warum es ein tagelanges Meeting geben muss, wie so eine Firewall in die bestehende EDV verbaut wird. Was und wie durch diese Firewall geschützt werden soll und an welchen Schräubchen man selber drehen kann oder muss, um nicht noch die gesamte Abwicklung dieses Regelwerkes einem teuren Consultant zu überlassen?

Lieferanten und Behörden fanden sehr schnell heraus, dass man ja Bestellungen oder Anträge ganz schnell über das Internet hochladen kann. Ja, sogar die Auswertungen von Anträgen oder ein Wareneingang auch wieder schnell und easy über das Internet herunterladen kann. Aber jetzt müssen ganz schnell Druckprogramme angepasst werden oder ganz und gar verschwinden, da man jetzt irgendwelche Schnittstellen mit den Output-Daten versorgen muss. Behörden untermauern dann noch diese bedeutenden Schritte mit der Benennung eines Umstellungsdatums. Okay, anfangs war es dann doch noch wiederum möglich, dass man nochmal ein Fax schicken konnte oder es wurde ganz und gar wieder zurückgerudert, weil nicht alle diese Termine einhalten konnten, schon gar nicht diese Firmen, die damals noch treu und brav mit ihrer alten Schreibmaschine arbeiteten. Aber waren diese Firmen mit der Schreibmaschine doch nicht jetzt wieder besser dran? Diesen obigen geschilderten Aufwand hatten sich diese Firmen alle sparen können. Wie schön!

Aber wenn ich jetzt auf den Kalender schaue, dann wird es mir ganz mulmig. Jetzt kommt da auch noch ein Datum auf uns zu, das noch nicht einmal von einer Behörde ausgelöst wurde. Das Jahr 2000 oder in EDV-Kreisen J2K. In den ersten Entwicklungsstunden des firmeneigenen Warenwirtschaftssystems war Speicherplatz sehr teuer. Man sparte an allen Ecken, um nicht unnötiges Geld für Speicher zu vergeuden oder man war bereits an der Kapazitätsgrenze angelangt.
Aber was war damals eigentlich das J2K-Problem der EDV? Das war ganz einfach. Ein Datumsfeld wurde in der Datenbank nur als ein 6stelliges Feld angelegt. Also man ließ ganz einfach das Jahrhundert aus dem Datum heraus (z.B. 15.12.1989 ergab den 15.12.89 und der wurde als TTMMJJ also 151289 oder JJMMTT 891215 in der EDV abgespeichert, wobei die beiden Punkte zwischen Tag und Monat und Monat und Jahr wegfielen). Die EDV musste gezwungener Maßen bis zum 31.12.1999 ihre EDV und alle ihre Programme so umstellen, dass diese J2K-fähig waren. Spätestens jetzt musste erst die Datenbank und dann die Programme des Warenwirtschaftssystems selbst angepasst, umgeändert und noch auf der alten EDV-Anlage getestet werden und noch vor dem 31.12.1999 auf eine neue EDV-Anlage portiert werden. Den Austausch der EDV-Anlage selber war dann notwendig, wenn der Hersteller nicht mehr garantieren konnte, ob diese in die Jahre gekommene EDV-Anlage überhaupt noch J2K-fähig war, da die EDV-Anlage selber ja auch noch interne Programm unterhielt, wie z.B. das sogenannte Betriebssystem.
Die EDV hatte keine Auswegmöglichkeit - wie bei anderen Projekten - um den Projekttermin nochmals um ein paar Tage zu verschieben. Nein, es gab ein natürliches Enddatum und das war der 31.12.1999 bis dahin musste alles laufen und ich kann es noch heute jedem EDV-Leiter nachempfinden, der an diesem Silvesterabend von Sorgen und Nöten geplagt war und im 5- Minuten-Takt immer wieder zur Uhr sah, als käme gleich ein Gespenst und wollte mit ihm anstoßen.

Nach diesem Kraftakt gab es aber im neuen Jahr keine Ruhe, obwohl dann abgesehen von ein paar kleineren oder größeren Störungen die EDV wieder seinen Betrieb aufnahm. Jetzt kamen schon bald die Vorwürfe, dass ja durch diese J2K-Aktion die eigentlichen Firmenprojekte liegengeblieben oder verschoben worden waren. Die nächste Aufholjagd ließ dann wiederum nicht lange auf sich warten.

Aber jetzt hatte man ja quasi wieder ein bisschen Ruhe und man konnte sich wieder seinen Projekten widmen. Aber was tat sich denn jetzt in der Politik? Europa wollen wir alle. Ja, natürlich. Aber warum brauchen wir jetzt den Euro? Warum geht das denn nicht mit der altbewährten DeMARK weiter? Aber ein wenig kann man ja noch diese Umstellung vor sich herschieben.

Vor sich herschieben? Nein, das geht nicht, weil auf den Rechnungen muss jetzt auch der Euro-Betrag schon stehen, da einige Firmen (die es sich vielleicht schon jetzt leisten konnten) bereits ihr komplettes ERP-System umgestellt hatten und die Rechnungen auch richtig und Euro-gerecht verbucht werden müssen. Okay, wird eben anfangs erst mal schnell das Druckprogramm angepasst. Aber das ist nur die halbe Wahrheit. Wie kann ich in diesem Jahr noch Rechnungen in DeMARK buchen und drucken und im nächsten Jahr mit Euro? Und was ist im Euro-Jahr mit den Rechnungen, die aber noch für das letzte DeMARK -Jahr gelten? Jetzt war auch schon sehr schnell wieder klar, dass firmeneigene Projekte wieder erst einmal auf Eis gelegt wurden mussten, um das bestehende Warenwirtschaftssystem an die neuen Anforderungen - nämlich der Euro-Umstellung - anzupassen. Vielleicht wäre ja jetzt ein guter Zeitpunkt gekommen, um endlich diese alte Warenwirtschaft durch ein modernes ERP-System abzulösen, die es ja zu dieser Zeit bereits in voller Stärke gab.

Viele Unternehmen konnten aber dennoch nicht diesen Weg gehen und ein neues ERP-System einführen, da nicht nur der finanzielle Rahmen begrenzt, sondern auch wieder der zeitliche Rahmen knapp war.

Wir bleiben daher auch wieder bei unserer Betrachtungsweise bei dem Unternehmen, das sein bestehendes altes Warenwirtschaftssystem und auch die übrigen Systeme des Rechnungswesens umstellen wird.

Unternehmen, die diesen Weg beschritten, mussten sich wiederum jetzt auch in den Interna der Firmensoftware bewegen und auch Funktionen und Methoden anpassen und weiterhin eventuell noch Eurofelder zu den bestehenden Betragsfelder hinzufügen. Gut, dass in diesen Tagen der EDV der Speicher nicht mehr so teuer war und die EDV-Systeme auch eine wesentlich höhere Kapazität hatten.

Als ob diese Anforderung an die EDV noch nicht genug und nicht belastend war, kam dann auch noch eine neue Bestimmung hinzu, die bis zum 1.1.2002 ebenfalls greifen sollte. Es handelte sich um die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).
Also die EDV-Abteilung musste nicht nur ihre Programme Euro-fähig am 1.1.2002 am Laufen haben, sondern auch noch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen genüge leisten.

Wenn das Unternehmen in der glücklichen Lage war für jeden dieser Anforderungen einen Consultant einzuladen, dann wäre das ja ein regelrechter Befreiungsschlag für die EDV-Abteilung. Aber in vielen Fällen wurde auch jetzt wieder die EDV-Abteilung gefordert und nochmals gefordert, obwohl das Tagesgeschäft ja auch weitergehen musste.

Nach der Euro-Umstellung konnte man in der EDV aber nicht hoffen, dass man wieder zu den alten Zeiten in der EDV zurückkehren konnte. Nein, die Welt hatte sich inzwischen verändert und damit auch wieder die EDV-Technik, die sich jetzt immer schneller in einem rasanten Tempo weiterentwickelte. Neue Betriebssysteme, neue Office-Programme, neue Telekommunikations-Systeme, neue Medien, neue Programmier-IDE-Systeme wurden jetzt von der Computerindustrie angepriesen. Die Telefon-Anlage konnte jetzt direkt, wie ein Computer mit der Computer-Anlage verbunden werden und auch die gesamte Vernetzung der EDV nutzen. Das war natürlich auch für ein Unternehmen notwendig, da jetzt bestimmte Funktionen mit der EDV verbunden werden mussten. Die Telekommunikations-Technik und die Informations-Technik kamen sich jetzt näher und bildeten den neuen Kunstbegriff IuK (Information und Kommunikation). Demnach sprach man jetzt auch von IuK-Anlagen und IuK-Systemen.

Damit immer noch nicht genug, sind die Unternehmen heute selber einem immer schnell-lebigeren Wandel unterzogen. Alleine die Märkte fordern einen immer schneller werdenden Drang von Informationen. Welche Märkte kann ich bestücken? Welche Umsätze kann ich in welcher Region erwirtschaften? Welche neuen Möglichkeiten habe ich jetzt im Euroraum? Welchen Umsatz kann ich im nächsten Jahr erwirtschaften, wenn ich das Produkt Gänseblümchen durch das Produkt Maiglöckchen austausche oder das Produkt Gänseblümchen verifiziere und das Produkt Maiglöckchen erst im neuen Geschäftsjahr auf dem Markt bringe?
Für alle diese Fragen hat die Computer-Industrie wieder ein neues Programm-System-Cocktail herausgebracht. Man spricht jetzt von der wirklichen Informationsverarbeitung und nicht mehr von der reinen Datenverarbeitung in der EDV (wo man ja seit den 80er Jahren schon hin wollten, von der Datenverarbeitung zur Informationsverarbeitung). Sehr bald gab es für dieses System auch schon das passende Wort. Man spricht jetzt von Business Intelligence.

Doch spätestens jetzt sind wir wieder an dem Punkt angelangt, wo wir viele Jahre vor der J2K-Umstellung schon mal waren, nämlich bei dem Redesign unseres alten Warenwirtschaftssystems und noch viel wichtiger bei dem Redesign des darauf zugreifenden Datenbanksystems.

In den folgenden Artikeln beschreibt nun der Autor, wie hier eine Umstellung eines veralteten Systems auf die neue ERP-Technik möglich ist., auf was man dabei achten muss, wie Vieles schon vereinfacht genutzt werden kann, was es mit Customizing auf sich hat usw.

Ja, dann weiterhin gutes Gelingen und gute Projekte!

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