ERPProjektmanagement

Risiken bei der Umstellung auf ein neues ERP-System minimieren.

Suche nach einem geeigneten ERP-System

Viele Unternehmen sind in der Situation angekommen, dass ihre alte ERP-Software nicht mehr die tägliche Arbeit bewältigen kann, da die Organisation einem ständigen Wandel unterliegt und längst Doppelerfassungen oder die Zuhilfenahme von Tabellenkalkulationen ein Abbild der Realität sind. Die einst so erhoffte Arbeitserleichterung, die bei der Einführung der EDV der Motor für deren  Daseinsberechtigung war, ist nach einiger Zeit der Einarbeitung und der auch eingetroffenen Hilfe doch wieder der Ernüchterung gewichen. Denn eine immerwährende Flut von neuen Anforderungen hat dieses einst so stolze Gebilde doch wieder erblassen lassen.

Das Tagesgeschäft lässt es aber nicht zu, diesen unendlich wirkenden Markt an neuen Systemen, neuen Medien, neuen Techniken überschauen zu können, geschweige denn, sich auf die würdige Nachfolge des veralteten Systems zu konzentrieren.

Den Fokus endlich gefunden zu haben, bedeutet aber nicht das erhoffte Ziel schon bald erreicht zu haben. Denn wie schon so oft, stellte sich dann doch nach einer sich lang anfühlenden Zeit heraus, dass man wieder einmal auf das falsche Pferd gesetzt hatte und die Suche beginnt von vorne.

 

Wo liegen aber die Probleme beim Wechsel von einem ERP auf ein anderes?

ERP-Systeme sind riesige Software-Gebilde, die die Funktionen der ehemaligen Warenwirtschaftssysteme und Finanzbuchhaltungen in sich vereinigen. Aber auch neue Software-Bereiche in sich vereinigt haben, die scheinbar jedermann zum Gelingen seiner täglichen Aufgabe benötigt. Dazu gehören dann auch CRM-Systeme, Organizer, Auftragsbearbeitung, Bestellwesen, Lagerverwaltung, Ressourcenplanung, Kostenrechnung, Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung, Lohnbuchhaltung, Vertragsverwaltung, Tourenplaner, Produktions- Planungs- und Steuerungs-Systeme, und noch viele zusätzliche Funktionen, wie z.B. Outlook-Abgleich, Telefonie usw.. Also für den Nicht-EDVler ein nicht mehr überschaubares Meer aus Funktionen, Mausklicks, Reports, Bildschirmmasken und Workflows.

 

An welchen Stellen passieren bei der Suche des geeigneten ERP-System die meisten Fehler?

Bei der Auswahl des geeigneten ERP-Systems, sollte man nicht den Fehler machen, sich von Äußerlichkeiten lenken zu lassen. Es bedarf heutzutage keiner großen Anstrengungen mehr, schnell als Software-Entwickler einen  schicken Bildschirm hinzuzaubern. Die wirkliche Programmfunktionalität liegt wie immer im Inneren des Systems und da liegt auch immer noch die meiste Arbeit bei der Entwicklung von Software. Eine gute Architektur der Software, ein gutes Design der Datenbankstruktur, eine überblickendes Ineinandergreifen von Funktionen und Objekten, eine ausgewogene Verschmelzung von Software auf der einen Seite und die fachlich korrekte Übereinstimmung mit der Betriebswirtschaft, der Technik, der Praxis auf der anderen Seite erfordert nicht nur ein Entwicklungsteam, das sein Aufgabengebiet gut im Griff hat, sondern auch Projektleiter, die alle Welten im ausgewogenen Verhältnis miteinander verbinden können und somit immer den Überblick im Auge behalten.  Auf was aber bei der Auswahl bereits Wert gelegt wird, das ist die Benutzerfreundlichkeit des Systems. Aber was versteht man unter Benutzerfreundlichkeit? Darunter verstehe man nicht nur die toll aufgebauten und bunten Bildschirmmasken und die grafischen Elemente, die teilweise sinnvoll oder teilweise unnütz sind und oftmals nur ihre Daseinsberechtigung dadurch erfahren, dass sie dem Käufer ins Auge fallen sollen. Nein, unter Benutzerfreundlichkeit versteht man die vielen Handgriffe, die dem Anwender die Arbeit im Umgang mit dem ERP erleichtern sollen, wie

  • er schnell zu einer Lösung kommt, auch wenn er die Funktion bisher noch nicht nutzte, da die Programmführung logisch und nach einem übersichtlichen Schema aufgebaut wurde,
  • er leicht sich selber kleine Abfragen aufbauen kann, um die gezielte Sicht auf gewünschte Daten zu bekommen,
  • er mal schnell auf das Rechnungsformular selber das neue Firmenlogo einbinden kann und
  • er die Daten so gruppieren kann, dass sie für ihn übersichtlich sind.

Also er zusammengefasst, selber eine unendlichen Menge an Lösungen zur Verfügung hat, die es ihm ermöglichen, wenn er logisch vorgeht, sich selber ein Lösungskonzept erstellen zu können. Ähnlich eines Spiels wie Monopoly oder dem Umgang mit dem Internet, immer wieder neue Wege beschreiten kann. Ein statisch aufgebautes ERP-System ermöglicht diese Wege nicht, da man hier ein statisches System vorfindet, das es eben nur ermöglicht, z.B. Erfassen, Drucken, fertig.

 

Weiterhin sollte man neben der eigentlichen ERP-Software auch nicht die Datenbank aus dem Auge verlieren. Oftmals ist es sinnvoll, eine offene Datenbank zu haben, weil man ja vielleicht doch einmal mit einer Fremd- oder Eigensoftware an die Daten kommen muss. Eine proprietäre Datenbank hätte zwar den Nachteil nicht offen zu sein, aber auch den Vorteil, dass der Zugang vor unbefugten Zugriffen sichergestellt ist. Hier sollte man abwägen, auf was man in Sachen Datenbank mehr Wert legt. Auf Sicherheit oder auf Offenheit. Eines sollte man aber bei einer Datenbank nie aus dem Auge verlieren. Das ist die Verarbeitungs- und Zugriffsgeschwindigkeit oder allgemein formuliert die Performance der Datenbank. Wie viele Benutzer sollen mit dem System arbeiten, welche Datenmengen,  welche interaktiven und welche Verarbeitungs-Jobs sollen durch das ERP-System und die Datenbank verarbeitet werden?

 

Was kann man tun, um die Fehler bei der Suche eines geeignete ERP-Systems zu minimieren und die Sache nicht völlig falsch anpacken?
Fehler kann man nicht minimieren, wenn man nicht weiß, was man überhaupt möchte. Bevor man sich also an die Auswahl eines geeigneten ERP-Systems macht, sollte man zunächst einmal selber definieren, was die neue Software in meinem Unternehmen leisten soll. Dazu reicht schon oft ein gesunder Menschenverstand aus, die Erkenntnisse und Erfahrungen, die man aus meinem alten ERP gewonnen hat und die ersten Eindrücke von modernen ERP-Systemen, deren Funktionalitäten man durch Zeitschriften, Prospekte und auch vielleicht einer Testinstallation schon einmal gewinnen konnte.

Man sollte nicht den zweiten vor dem ersten Schritt tun. Gar zu oft, lassen wir uns von den Einflüssen der Werbung leiten. Dabei ist es immer wieder wichtig, dass man für sich selber zunächst erst einmal eine Meinung bildet, eine Checkliste erstellt, ein kleines Lastenheft niederschreibt, bevor man sich seiner eigenen Meinung berauben lässt. Wichtig ist es auch, einen Braintrust zu bilden, indem man geschätzte Mitarbeiter, gute Geschäfts-Freunde, vielleicht auch schon einen neutralen Berater, immer wieder zusammenruft, die bei der Auswahl des geeigneten ERP dienlich sein werden. Vor allem aber sollte aber der zeitliche Rahmen der Auswahl des Systems nicht zu knapp bemessen werden. Denn in der Ruhe liegt nun mal bekanntlich die Kraft und die richtige Antwort kommt meist zu einem Zeitpunkt, der Ruhe, der Besonnenheit, des Gespräches, mit dem Braintrust und daher sollte die Zeit der Entscheidung nicht zu kurz gefasst werden. Daher schon rechtzeitig mit der Planung beginnen und nicht erst damit anfangen, wenn es nicht mehr anders geht und man notgedrungen zu einer schnellen Entscheidung kommen muss. Denn eine schnelle Entscheidung ist fast immer ein falscher Ratgeber.

Dann gibt es da noch die Schlauredner und Festhalter. Alte Geleise zu verlassen, ist zwar nicht immer der richtige Weg. Aber in vielen Fällen schon. Schon das Loslassen von alten Strukturen, kann in vielen Fällen neue Türe öffnen. „Das haben wir doch schon immer so getan!“ Ja genau, das haben wir! Wie kann ich auf der einen Seite dem neuen ERP alles abringen wollen, wenn ich auf der anderen Seite keinen Millimeter bereit bin, dem auch entgegen zu gehen. Denken Sie also darüber nach und besprechen Sie mit Ihrem Braintruster, was beibehalten und was auf jeden Fall geändert werden muss.

 

Wann ist es sinnvoll Berater für die Suche nach einem geeigneten ERP-System einzuschalten?

Wenn man sich selber intensiv mit der Thematik ERP vertraut gemacht und obiges durchgeführt oder zum Teil durchgeführt hat, dann verstärkt man sein Braintrust-Team mit dem Dazuholen eines Beraters oder mehrerer Berater. Dabei gibt es mindestens zwei Unterschiede von Beratern. Es gibt Berater, die auch wiederum Verkäufer eines Software-Produktes sind und es gibt neutrale Berater, die ein ganzes Arsenal von Software-Produkten kennen und uns je nach Anforderung zu dem einen oder dem anderen ERP-System oder ERP-Systemen raten können. Den zuerst genannten Berater holen wir uns nur dann, wenn die Auswahl des ERP-Systems sich bereits auf ein Produkt verhärtet hat und den letzteren Berater, also den neutralen Berater, holen wir uns zu Beginn dieses Meilensteins. Wichtig ist es aber hier in dieser Phase ebenfalls, dass wir jetzt bitte nicht unseren gesunden Menschenverstand ausschalten und uns nur noch auf einen Berater verlassen. Wir haben uns ja schließlich in der vorhergehenden Phase um das Thema ERP vertraut gemacht und dieses Wissen wird wiederum auch in dieser Phase ein entscheidendes Wort mitzureden haben.

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