BestellwesenERP

Wie funktioniert das Bestellwesen in einem ERP-System?

Bestellerfassung

Das Bestellwesen in Klein- und mittelgroßen Betrieben ist meist ein Thema einer aufwändigen Recherche und Disposition. Häufig unterliegt daher dieses Thema nicht einer ausgefeilten und vor Automatismus strotzenden Lagerverwaltung. Die Regel sind eher etliche geführte Excel-Tabellen, die Lagerbestände aufzeigen,  die entweder sich auf einen statischen Zeitpunkt beziehen oder Lagerbuchungen noch in der Warteschlange eines aufwändigeren und meist manuellen Verarbeitungs-Job liegen. Dieser Zustand erfordert meist auch eine ständige und oft nur geführte partielle Inventur, um die Lagerbestände wieder mühsam aufzufrischen und diese wieder in die nur unvollständig geführte Lagerbestandsliste einzutragen. Oftmals arbeitet im Hintergrund ein veraltetes Warenwirtschaftssystem, deren Lagerwesen unvollständig, nicht mehr zeitgemäß, an die bestehende Organisation nur schwer anpassbar ist oder man behilft sich mit einer Tabellenkalkulation, um die Lagerbestände manuell zu pflegen.

 

Das Bestellwesen in einem modernen ERP-System

 

Das Bestellwesen in einem modernen ERP-System kann als ein sehr umfangreiches Thema betrachtet werden. Je nachdem welche weiteren Module in einem ERP hinzugeschaltet sind, wie ein PPS (Porduktions-, Planungs-, Steuerungs-System) kann das Bestellwesen ein sehr komplexes Gebilde annehmen.

In diesem Blog beschränken wir uns daher auf ein kleineres Handelsunternehmen, das sein Bestellwesen mit Zuhilfenahme von

 

  • Lieferanten-Artikel
  • Bestellvorschlägen
  • Hand-Scanner

 

das Bestellwesen abwickelt.

 

Die Belegarten im Bestellwesen/Einkauf sind dabei:

 

  • Lieferanten-Anfrage
  • Bestellung
  • Wareneingang
  • Eingangsrechnung/-gutschrift

 

Manuelle und automatische Bestellgenerierung

In unserem Beispiel möchte der Einkäufer entweder den Bestellvorgang manuell oder automatisch auslösen. Also

  • die manuelle Bestellerfassung. Gemeint ist hier die händische Erfassung einer Bestellung.
  • die automatische Betellgenerierung. Gemeint ist hier ein Hintergrund-Programm im ERP-System, das die Lagerbestände anhand der Soll- und Ist-Bestände abgleicht und Bestellungen – geordnet nach den dazugehörigen Lieferanten – generiert, die manuell wiederum anpassbar sind.

 

Die Bestellung manuell erfassen

Bei dem manuellen Bestellvorgang steigen wir bei der Bestellung ein, um eine Bestellung an einen Lieferanten zu senden. Nach der Eingabe des Lieferanten, der über seine Lieferantennummer, über seinen Firmennamen oder durch eine umfangreiche Suchfunktion bestimmt wird, gelangt man schnell zur eigentlichen Bestell-Positionen-Erfassung.
eigentlichen Bestell-Positionen-Erfassung.

Hier werden natürlich nur die Lieferantenartikel mit den dazugehörigen Einkaufspreisen des Lieferanten vorgeschlagen. Auch im Suchfenster kann man nur die Artikel sehen, die auf den Lieferanten im Artikelstamm des Einkaufsbereichs hinterlegt worden sind.

Im Gegensatz zur Auftragsbearbeitung, in dem alle Artikel sichtbar sind, die im Verkauf verfügbar sind (Ausnahme wären hier Artikel, die sich durch ein Kundenprogramm nur auf bestimmte Kunden beziehen oder Saison-Artikel, die nur in einer vorgegebenen Saison aufrufbar sind) sehe ich im Bestellwesen nur die Lieferantenartikel, die sich auf einen bestimmten Lieferanten beziehen.

 

Wenn die bestellten Artikel dann geliefert wurden und die gelieferten Artikel mit unserer Bestellung und dem Lieferschein des Lieferanten abgestimmt wurden, können die gelieferten Artikel von der Bestellung in den Wareneingang übernommen werden. Hierbei stellt sich dann auch erstmals die Frage, welche Belegarten eine Verbuchungsfunktion beinhalten. Das sind die Belege

  • Wareneingang, der das Lager bebuchen und die Belegart
  • Eingangsrechnung/-gutschrift, die in die Finanzbuchhaltung verbucht werden.

Somit wird nach Übernahme des Wareneingangs in eine Eingangsrechnung die Finanzbuchhaltung bebucht.

 

Das Bestellwesen im Einzelhandel

Wenn man sich den Alltag eines Einzelhandels anschaut, dann ist der Bestellvorgang eine tägliche und oft sehr mühsame Angelegenheit. Täglich müssen die Regale durchgegangen werden, um Artikel wieder neu zu ordnen. Es muss neue Ware in die Regale eingeräumt und geprüft werden, welche Artikel zur Neige gehen, um dann wiederum eine Bestellung beim Lieferanten auszulösen. Oftmals steht aber nicht nur ein Lieferant zur Verfügung, der die Ware liefern könnte, sondern im Regelfall mehrere Lieferanten. Um dann die Wahl des richtigen Lieferanten zu erleichtern, kann man in unserem ERP-System einen Lieferanten als Hauptlieferanten kennzeichnen.

Wie aber so oft, kann aber - aus welchen Gründen auch immer - von diesem Hauptlieferant der Artikel momentan nicht bezogen werden und das System muss auf einen Alternativ-Lieferanten mit den günstigsten Konditionen und besten Lieferterminen ausweichen. Dieses geschilderte Szenarium kann daher gut in unserem ERP-System mit einem Workflow-Prozess realisiert werden.

Die automatische Generierung des Bestellvorgangs

Die automatische Generierung des Bestellvorgangs wird in unserem ERP-System unterschiedlich ausgelöst.  Zum einen kann wiederum ein Workflow-Prozess zeitgesteuert alle Bestände überprüfen, ob der Mindestbestand erreicht oder unterschritten wurde. Findet dieser Prozess einen solchen Vorgang, dann löst er einen automatischen Bestellvorschlag aus und gibt die Bestellmenge vor, wie dies bei dem Artikel vorgegeben wurde. In unserem ERP kann man im Lagerwesen bestimmen, ob ein Artikel zu seinem Mindestbestand oder zu seinem Höchstbestand wieder aufgefüllt werden soll. Im letzten Fall rechnet der Workflow-Prozess  "Bestellmenge = Höchstbestand - Lagerbestand" aus und stellt den dazu nötigen Datensatz in die Bestellvorschlagsliste ein.

Die zweite Möglichkeit einen Bestellvorgang in die Bestellvorschlagsliste einzustellen, entspricht eigentlich einer halb-automatischen Vorgehensweise. Bei dieser Art der Bestellauslösung handelt es sich um die bewährte und bekannte Methode, dem Scannen mit dem Handscanner. Hierbei geht der Einkäufer - in unserem Beispiel des Einzelhandelsgeschäftes - durch seine Regale und scannt per Handscanner den EAN-Code des Artikels ein und gibt anschließend in einem Dialogfeld im Scanner die Bestellmenge ein. Nach der Bestätigung der Erfassung wird dann der Bestellvorgang automatisch (z.B. per WLAN) in das ERP-System und in die Bestellvorschlagsliste eingetragen. Hierbei wählt der Einkäufer natürlich auch gleich den passenden Lieferanten dazu aus.

Er bekommt sogar vom Scanner vorgeschlagen, dass es für diesen Artikel mehrere Lieferanten gibt und bestimmt dadurch auch den Lieferanten, der die Bestellung über diesen Artikel erhalten soll.

Die Weiterverarbeitung der automatischen und der halbautomatischen Bestellgenerierung kann dann entweder wieder manuell erfolgen, indem die Bestellartikel, die ja bereits einem Lieferanten zugeordnet wurden in eine Bestellung manuell - durch Kennzeichnung einzelner Bestellpositionen - umgewandelt werden oder es wird für diesen Vorgang wieder ein Workflow-Prozess ausgelöst, der alle Bestellpositionen in die jeweiligen Sammelbestellungen der zugewiesenen Lieferanten umwandelt.

Wenn die bestellten Artikel vom Lieferanten geliefert werden, kann nach entsprechender Kontrolle die Bestellung in einen Wareneingangs-Beleg umgewandelt werden, welcher dann die gelieferten Artikel als Zugang für den Lagerbestand bebucht, wie weiter oben bereits erwähnt wurde.

 

Die Überwachung der Lagerbestände

Die ständige Überwachung der Lagerbestände ist natürlich eine Wissenschaft für sich. Bereits wird der Lagerbestand eines Artikels schon bei der Kasse angezeigt und dem Verkäufer damit mitgeteilt, wie viele Mengen von diesem Verkaufsartikel noch auf dem Lager sind, bzw. noch auf dem Lager verbleiben, wenn dieser verkauft wurde.

Hierbei gibt es aber noch zwei Datenmerkmale, die in diesem Zusammenhang oft genannt werden, nämlich die

  • Verfügbare Menge und die
  • Verfügte Menge.

Die „Verfügbare Menge" ist immer derjenige Lagerbestand, über den frei verfügt werden kann, das heißt in diesem Falle abverkauft werden kann.
Der Wert „Verfügte Menge" ist bereits der Wert, der von dem Lagerbestand abgezogen wurde, um den Wert der „Verfügbaren Menge" zu erhalten, in der Form:

Verfügbare Menge = Lagerbestand - Verfügte Menge

 

Was ist die verfügte Menge?  

Die "Verfügte Menge" ist der Wert, über den bereits ein Kundenzugriff erfolgte. Hierfür gibt es mehrere Beispiele, die auch hier nicht alle genannt werden sollen. In unserem Beispiel ruft der Kunde an, man möge ihm bitte eine bestimmte Menge von einem oder mehreren bestimmten Artikeln zurücklegen. Aus der Sicht der Auftragsbearbeitung wäre das die Belegart  „Auftrag“.

Die Belegart „Auftrag“ ist also bereits die Willenserklärung des Kunden, einen bestimmten Verkaufsprozess in Gang zu bringen. Die Belegart  „Auftrag" hat aber nicht die Aufgabe oder die Berechtigung, das Lager in der Form zu bebuchen, einen Lagerabgang zu erzeugen. Die Ware befindet sich ja auch noch auf dem Lager und ist nur für einen Kunden reserviert worden.

Erst wenn der Kunde die reservierte Ware abholt oder in den Empfang nimmt, wird der Auftrag in die Belegart "Lieferschein" umgewandelt und der Lieferschein hat dann wiederum die Aufgabe oder die
Berechtigung das Lager in Form eines Lagerabganges zu bebuchen.

 

Artikel oder eine Auswahl von Artikeln in einer Artikelliste ersehen.

In unserem ERP-System kann man alle Artikel oder eine Auswahl von Artikeln in einer Artikelliste ersehen. Hier kann man leicht Felder aus der Artikeltabelle und deren Verknüpfungstabellen ein- und ausblenden. Man hat also hier einen umfassenden Überblick über den  Artikelstamm und kann zusätzlich Informationen hinzuziehen. Weiterhin können Filter und Sortierungen noch einen gezielten Einblick über eine gewünschte Sicht ermöglichen. Somit kann selbst ein Artikelstamm über 100.000 Artikel einen übersichtlichen Überblick gewährleisten.

Wie verhält es sich aber, wenn ich zusätzliche Informationen benötige, die ich aus verschiedenen anderen Tabellen der Datenbank errechnen und in Relation zum Artikel bringen möchte. Auch in diesem Fall kann ich mir mit unserem Customizing  schnell ein virtuelles Feld anlegen und dieses Feld ganz normal, wie ein gewöhnliches Datenbankfeld, in meine Artikelübersicht mit einbringen.
Ein solches Beispiel wäre die Berechnung des Lagerbestandes eines Artikels. Da ein Lagerartikel über mehrere Lagerorte und Lagerplätze gelagert werden kann, findet man diese Funktionalität natürlich auch in ERP-Systemen und somit auch in unserem ERP-System wieder. Schwierig wird es dann aber, den Lagerbestand eines Artikels zu ermitteln, wenn man diesen außerhalb der Lagerverwaltung, speziell also hier in unserer Artikelliste, wieder als einen kumulierten Wert angezeigt bekommen möchte.

Virtuelle Felder kreieren

Für diese Berechnung des Lagerbestandes eines Artikels, kann man sich dann ein sogenanntes virtuelles Feld kreieren, das als Füllfunktion eine hinterlegte SQL-Routine nutzt, die nach jedem Aufruf des virtuellen Feldes Lagerbestand mit dem exakt richtigen Wert aus dem SQL-Aufruf heraus versorgt wird.

 

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