AuftragsbearbeitungERP

Wie funktioniert die Auftragsbearbeitung in einem Warenwirtschaftssystem?

Faktura

Wenn man ein ERP-System zur Abwicklung seiner Geschäftsvorfälle einsetzt, dann führt der Weg sehr oft zur Auftragsbearbeitung. Der Prozess der Faktura, im klassischen Sinne, führt über die Beleg-Arten

  • Anfrage
  • Angebot
  • Auftrag
  • Lieferschein
  • Rechnung/Gutschrift

und ermöglicht dem Unternehmen seine Umsatzerlöse zu dokumentieren, indem dem vorhergehenden Prozess von Lieferungen und Leistungen zum Kunden, eine angemessen Form der Abrechnung gewährleistet wird. Eine Art der Auftragsabwicklung kann dabei auch ein Kassensystem (POS=Point of Sales) sein, das in vielen Fällen in einem ERP-System – sowie in diesem vorgestellten ERP auch – in der Auftragsbearbeitung eingesetzt wird.

Was ist dem Anwender aber wichtig, wenn er sich für ein System entscheidet?

Neben der erwünschten Funktionalität natürlich die Benutzerfreundlichkeit. Das System muss sich leicht und benutzerfreundlich bedienen lassen können. Die Kombination von Maus und Tastatur muss eine schnelle Erfassung ermöglichen. Eine flexible Suche muss schnell zu dem gewünschten Artikel, Konditionen oder Kunden führen.  Einmal erfasste Positionen müssen verschiebbar und leicht wieder änderbar sein, Texte und Alternativ-Positionen erfassbar und eine Gruppierung mit Zwischensummen innerhalb der Positionen-Erfassung möglich sein. Schließlich soll ein Workflow gewährleisten, dass zum Beispiel aus einem Lieferschein eine Rechnung erzeugt wird, ohne dass noch eine Zusatz-Erfassung nötig wäre.

Eng angelehnt an die Auftragserfassung ist dann anschließend natürlich der Druck der entsprechenden Beleg-Art. Dieser Report muss sich ebenfalls in das kooperative Design der Unternehmung einreihen und alle wichtigen Daten, wie USt-ID-Nummer, Bankverbindung (um nur einige zu nennen) enthalten. Der Report muss leicht anpassbar sein, ohne dass erst ein Programmierer wieder Zeit und Aufwand investieren muss.

In unserem entwickelten ERP-System, verwenden wir natürlich für alle Beleg-Arten einen sogenannten Standard-Report, den man sich kopieren und auf seine Wünsche selber im Eigenbau anpassen kann.

Nun, das hört sich zunächst einmal vielversprechend an. Man kommt dennoch nicht an einer Anpassung vorbei, die Reports dann so aufzubauen, damit diese auch zum kooperative Design des Unternehmens passen. Bei dieser Arbeit steht Ihnen ein Report-Designer - der in unserem ERP-System integriert ist - zur Verfügung. Nach einer kurzen Einarbeitungszeit können Sie Ihre Reports selber gestalten und anpassen. So ein Report-Designer ist sehr nützlich und kann für alle Reports benutzt werden.

Was zeichnet überhaupt eine gute Auftragsbearbeitung aus?

Natürlich in erster Linie zunächst einmal – wie oben bereits erwähnt - die Benutzerfreundlichkeit. Damit ist die Usability gemeint, wie gut dieses System durch die Funktionen des Programmes führt. Gemeint sind Funktionen wie:

  • Kundenaufruf
  • Suchfunktion für den Kundenaufruf
  • Kopf- und Fuß-Daten
  • Artikelaufruf
  • Suchfunktion für den Artikelaufruf
  • Weitere Detail-Funktionen
    • Artikel durch Überschrift und Summe gruppieren
    • Beliebige Texte erfassen
    • Positionen beliebig verschieben
    • Beliebige Rechenfunktionen (z.B. Länge x Breite = Fläche)

 

Der Ablauf bei der Auftragsbearbeitung

Auch bei einem modernen ERP-System ist es nach wie vor wichtig, dass die Erfassung eines Beleges innerhalb der Auftragsbearbeitung auch durchgängig mit der Tastatur möglich ist. Man wird zwar nicht nur mit der Tastatur oder nur mit der Maus arbeiten möchten, sondern mit einer Kombination aus beiden, aber nach wie vor sollte die Funktionalität der Nur-Tastatur-Erfassung gegeben sein.

So wählt man - nach dem Erstellen eines neuen Auftragsbearbeitungs-Beleges - zunächst erst einmal die Beleg-Art (z.B. Lieferschein oder Rechnung) aus. Danach wäre die Eingabe des Erfassungsdatum wichtig, bzw. wird vom System automatisch generiert. Das Erfassungsdatum sollte sich aber innerhalb der Abrechnungs-Periode bewegen.

Wichtig an dieser Stelle ist zu wissen und das ist ein weiterer genialer Vorteil unseres ERP-Systems, dass ich mir verschiedene Zugriffsfilter auf Stammdaten selber bauen kann.

Hierzu ein Beispiel: Angenommen ich möchte auf den Artikel nicht nur mit dessen Artikelnummer, sondern auch mit der EAN-Nummer zugreifen können (was für Hand-Scanner sehr wichtig ist), dann definiere ich mir einfach einen neuen Filter für den Zugriff auf den Artikelstamm, der die Möglichkeit des EAN-Zugriffes mit vorsieht.

Jetzt befinden wir uns im Eingabefeld der Kundennummer. Entweder ich habe die Kundennummer gleich parat (was in den seltensten Fällen der Fall ist) dann geben ich die Kundennummer in diesem Feld direkt ein oder ich starte die Suchfunktion oder aber ich gebe hier direkt den Matchcode (also z.B. den Firmennamen) direkt ein.

Weiter geht es mit der Positionserfassung.

Bei der Positionen-Erfassung steht Ihnen nun eine umfangreiche Benutzerführung zur Verfügung. Sie entscheiden zunächst, ob Sie eine Artikelposition oder einen Text oder eine Abschnitts-Überschrift oder eine Abschnitts-Summe erfassen möchten. Sie können auch bereits direkt bei der Positionen-Erfassung bestimmen, welche Felder Sie versorgen wollen. Dabei sind die Felder Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Menge und Einzelpreis natürlich Pflichtfelder (wenn es sich um eine Artikelpositions-Erfassung handelt und nicht wie weiter oben geschildert, um Text oder Abschnitte-Erfassung). Felder wie beispielsweise Länge, Breite, Höhe, Verpackungseinheit usw. können Sie mit einer Funktions-Taste an- oder abwählen.

Zu der Erfassung von Länge und Breite können wir hier mal als Beispiel nehmen, um ein neues Feld zu erstellen, dass es noch nicht in der Anwendung gab. Das Feld Fläche wird berechnet mit „Fläche=Länge*Breite“ und soll als zusätzliches Feld in der Positionen-Erfassung hinter den Feldern Länge und Breite erscheinen. Jedes Mal, wenn nun  das  Feld Länge oder Breite versorgt wird, so wird durch ein Ereignis eine Workflow-Kalkulation ausgelöst, die die Berechnung „Länge * Breite“ durchführt und das Ergebnis im Feld Fläche ausgibt. Das ist auch gleich ein gutes Beispiel für eine Definition im Customizing.

Nach jeder Erfassung einer Artikelposition werden nun die Werte Gesamtpreis Netto, Brutto und Mehrwertsteuer kumuliert und zeigen den stetigen Verlauf mit diesen Informationen an. Nach dem Beenden der Positionsdaten können Sie nun noch Kopf- und Fußtexte einführen, die Ihrem Report noch weitere sinnvolle Informationen verleihen sollen (z.B. als Fußtext "Wir haben Betriebsferien und wünschen Ihnen Frohe Feiertage").

Belegdruck oder Belegvorschau.

Nun können Sie Ihren Beleg sofort in dieser Anzeige drucken oder eine Druckvorschau veranlassen oder Sie speichern den Beleg zunächst einmal nur ab und werden wieder in die Verkaufsbelege-Liste-Anzeige zurückgeführt.

Wichtig zu wissen ist noch, wann und wie welche Beleg-Art das Lager und die Finanzbuchhaltung bebucht. Gewöhnlich wird das Lager vom Lieferschein und die Finanzbuchhaltung von der Rechnung/Gutschrift bebucht, wenn der  dazugehörige Verbuchungsvorgang aktiviert wird. Der Verarbeitungsstand der einzelnen Verbuchungsarten zeigen Checkboxen in der Verkaufsbelege-Liste an.

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