Wenn von einer Lagerverwaltung in Unternehmen die Rede ist, dann handelt es sich um betriebswirtschaftliche Vorgänge, die ganze Buchregale füllen.
Diese mitunter sehr komplexe Thematik soll hier in diesem Artikel nur aus der Sicht eines Kleinunternehmens betrachtet werden. Dabei soll vereinfacht dargestellt werden, wie Lagerverwaltung mit wenigen Begrifflichkeiten im kleinen Rahmen funktioniert. Denn wenn man an eine Lagerverwaltung denkt, dann kommt sofort die Vorstellung von einem oder vielen großen Lagerräumen, die entweder streng nach verschiedenen Lagerorten und Lagerplätzen aufgeteilt sind, in denen jeder Artikel, jedes Produkt ordentlich sortiert auf seinem zugewiesen Platz stehen oder man spricht von einem chaotischen Lager, wenn die Lagergüter an beliebigen Orten und Plätzen des Lagers untergebracht sind.
Bei dem letzteren Beispiel handelt es sich dabei oftmals um Hochregal-Lager, die mit einer hochkomplizierten Robotersteuerung ausgestattet sind.
Wie funktioniert die Lagerverwaltung in einem ERP-System?
Aber wie sieht dann eine Lagerverwaltung in einem ERP-System aus, wenn Programmfunktionen für Ordnung auf dem Computer sorgen?
Dort tauchen solche Begriffe auf, wie
- Lagerort,
- Lagerplatz,
- Lagerbewegung,
- Lagerbestände,
- Inventurbestände,
- Mindestbestand,
- Meldebestand,
- Höchstbestand,
- Verfügte Menge,
- Verfügbare Menge,
- Interne Lagerbuchung,
- Einstandspreis
Diese obige Liste ist bei weitem noch nicht vollständig, sollte aber zunächst einmal für unsere Betrachtungsweise genügen.
Wenn die Lagerverwaltung eines ERP-Systems zum ersten Mal eingerichtet wird, dann müssen natürlich zunächst einmal in den Stammdaten die Lagerorte und Lagerplätze definiert werden, wobei hier die Lagerplätze eine Untermenge der Lagerorte bedeuten sollen.
Lagergeführte und nicht lagergeführte Artikel.
Jeder Artikel, der nun zum ersten Mal in unser ERP-System angelegt oder von einer Datenmenge (z.B. im CSV-Format) import wird, muss demnach zunächst einmal die Kennung bekommen, ob es sich hierbei um einen Artikel handelt der "Lagergeführt" oder "nicht Lagergeführt" wird. Es kann in einem Artikelbestand eben auch Artikel geben (z.B. Dienstleistungen, Porto, Frachtkosten), die natürlich nicht im Lager geführt werden können.
Wann wird eine Lagerbewegung ausgelöst?
Neben den Begriffen Lagerort und Lagerplatz, die oben bereits umschrieben wurden, wäre als nächstes zu klären, wann eine Lagerbewegung ausgelöst wird und wann nicht. Der Vorgang einer Lagerbewegung wird in unserem Beispiel an die Belegarten der Auftragsbearbeitung und des Bestellwesens gekoppelt. Geht man zunächst einmal davon aus, dass kein PPS (Produktion, Planung, Steuerung) eingesetzt wird, dann erfolgt eine Lagerbewegung in der Auftragsbearbeitung mit der Belegart
- Lieferschein
und im Bestellwesen mit der Belegart
- Wareneingang.
Die Belegart Lieferschein vermindert den Lagerbestand und die Belegart Wareneingang erhöht den Lagerbestand. Diese Belegarten bebuchen also das Lager und sorgen für die Lagerbewegung, wobei z.B. die Belegarten Rechnung, Gutschein und Eingangsrechnung und Eingangsgutschrift Buchungen in der Finanzbuchhaltung auslösen.
Was versteht man unter einer internen Lagerbuchung?
Weiterhin gibt es noch die Interne Lagerbuchung, die dann beispielsweise zum Einsatz kommt, wenn ein lagergeführter Artikel von einem Lagerort auf einen anderen gebucht werden muss. Lagerbewegungen erhöhen oder vermindern also den Lagerbestand.
Was ist der Mindest-, Melde- und Höchstbestand im Lagerwesen?
Mit dem Lagerbestand werden dann noch folgende Bestands-Daten genannt, das sind
- der Mindestbestand,
- der Meldebestand und
- der Höchstbestand.
Diese Bestandsdaten dienen zum Überwachen und zum Umgang mit dem Lagerbestand. Die Überwachung des Lagerbestandes erfolgt dabei mit dem Meldebestand. Die Erreichung oder Unterschreitung des Meldebestandes löst in einem ERP-System einen Bestellvorschlag aus. Der Bestellvorschlag wird dann von einem Einkäufer überwacht, der dann die Möglichkeit hat, eine Bestellung zu generieren.
Aber was hat es jetzt mit dem Mindestbestand und dem Höchstbestand auf sich?
Je nachdem, wie die Lagersteuerung des jeweiligen Bestellartikels eingerichtet wurde, bestimmt jetzt das System, ob die Bestellmenge nur den Mindestbestand oder den Höchstbestand des Bestellartikels auffüllen soll.
Was bedeuten die Begriffe verfügte und verfügbare Menge?
Was bedeuten jetzt aber die Daten „Verfügte Menge" und „Verfügbare Menge"? Die Bedeutung dieser Daten geht hier bereits aus dem Begriff „Verfügbare Menge“ (= die Menge, über die der Verkäufer für weitere Verkäufe verfügen kann) und „Verfügte Menge“ (= die Menge, über die bereits verfügt wurde) hevor.
So können wir folgende Formel aufstellen:
Verfügbare Menge = Lagerbestand - Verfügte Menge
Die „Verfügte Menge" wird beispielsweise in der Auftragsbearbeitung durch die Belegart „Auftrag" ausgedrückt. Der Kunde hat also bereits diesen Artikel bestellt. Dieser wurde ihm aber bisher noch nicht ausgeliefert und wurde vielleicht für ihn zurückgestellt, bis die eigentliche Auslieferung dann wieder den Lagerbestand und die "Verfügte Menge" vermindert.
Was ist ein Einstandspreis?
In obiger Aufzählung wird noch der Einstandspreis genannt. Der Einstandspreis ist der Einkaufspreis des Artikels zum Zeitpunkt des Einkaufs. Somit liegt es nahe, dass für den gleichen Artikel unterschiedliche Einstandspreise vorliegen können, da ja Preiserhöhungen und Preisminderungen ständig der Regelfall sind. Der Einstandspreis ist somit bei den Stammdaten des Artikels nicht nur einmal hinterlegt, sondern wird bei jeder Lagerbewegung mitgeführt.
Die Bewertung des Inventurbestandes.
Bei einer körperlichen Inventur muss dann der Inventurbestand bewertet werden. Das heißt, man muss eine Berechnungsart (mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer abgestimmt) finden, um die jeweilige Bewertung eines Artikels so realitätsbezogen wie nur möglich vorzunehmen, da diese Bewertung dann wieder in die Finanzbuchhaltung übergeht.
Warum ist eine körperliche Inventur notwendig?
Lagerbestände werden zwar in einem modernen ERP-System von der Software automatisch geführt, die Lagerbewegungen erzeugt, Bestellvorschläge ausgelöst usw., aber dennoch muss eine oder mehrere körperliche Inventuren im Geschäftsjahr vorgenommen werden.
Der Ablauf einer körperlichen Inventur.
Ich möchte daher kurz beschreiben, wie in einem Einzelhandel eine Inventur ablaufen könnte. Zunächst aber noch ein Rückblick:
In der Vergangenheit wurden zum Beginn einer Inventur Zähllisten ausgedruckt, die dann den einzelnen Inventur-Teams ausgehändigt wurden. Jedes Team erhielt also etliche ausgedruckte Computerlisten, die Inventurartikel nach folgendem Schema auflisteten:
- Artikelnummer,
- Artikelbezeichnung,
- Lagerbestand
- Inventurbestand (diese Spalte war dann leer, damit das Inventur-Team hier den tatsächlichen Bestand handschriftlich vermerken konnte).
Nach diesem Mammut-Zähl-Tag der körperlichen Inventur, der sehr zeitbeschränkt (möglichst nur an einem Tag oder bestenfalls am Wochenende) war, musste dann ein weiteres Team die ganzen Inventurdaten in das ERP-System erfassen, wenn man nicht den Luxus hatte, die Daten bereits in einer Tabellenkalkulation erfasst vorzufinden, um diese dann einfach nur in das System zu importieren.
Diese Vorgehensweise der körperlichen Inventur hat sich natürlich heute auch entscheidend verändert. Jeder Artikel wurde mit einem EAN-Code ausgestattet und ein modernes Hand-Scanner-Gerät scannt dann diesen Code und ermöglicht es dem Erfasser auch gleich den Inventurbestand einzugeben. Schnell und effizient wird dann sogleich der erfasste Inventur-Artikel samt Inventur-Bestand per WLAN - oder einer anderen Art der Vernetzung - in das ERP-System übertragen. Das führte dann auch dazu die alte Inventurtechnik - die in der Form
- Inventur beginnen
- Zähllisten ausdrucken
- Körperliche Inventur durchführen
- Zähllisten in das ERP-System händisch oder per Import übertragen
- Überschuss- und Schwundliste aufbereiten
- Inventurbewertung durchführen
- Inventurauswertungen drucken
- Inventur abschließen
durchgeführt wurde - abzulösen, da diese auch - wie oben beschrieben - das Mango in sich trug, in einem sehr zeitbegrenzten Rahmen die Inventur durchzuführen.
Die moderne Technik bei der körperlichen Inventur.
Bei der neuen Technik der Inventur greift man nicht nur auf neue Geräte, wie Handscanner, EAN-Code usw. zurück, sondern die Inventurprogramme in einem ERP-System an sich wurden auch immer wieder den neuen Gegebenheiten und Möglichkeiten angepasst.
Somit hat unser ERP-System ein sehr hoch entwickeltes Inventur-Programm-System, das es der Unternehmung ermöglicht, auch nach dem Beginn der Inventur seinen Betrieb weiter zu betreiben. Das heißt, dass Lieferscheine, Rechnungen, Wareneingänge - auch nach dem Inventurbeginn und vor dem Inventurabschluss - auch noch weiterhin ausgestellt werden können.
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