Die Medien melden immer wieder neue Highlights der großen Software-Häuser, die ERP-Systeme ent-wickeln. Neue Oberflächen, neue Informatik- und betriebswirtschaftliche Begriffe, neue Errungenschaften, neue Strategien, neue Möglichkeiten für Internet und Mobil-Computing, neue Datenbanken, neue Formen des Customizing, neue Anregungen für ein effizientes Arbeiten uvm.
Alle diese neuen Errungenschaften, für die auch gleich neue Begriffe kreiert werden, wie z.B. SOA, Cloud-Computing, Apps usw., die auch immer wieder um die alten Begriffe, wie Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Gewinn- und Verlustrechnung, CRM, Faktura, Bilanzierung usw. kreisen, machen es den Anwendern und Entscheidern für die Einführung eines neuen ERP-Systems immer schwerer, hier noch einen Überblick zu behalten.
Dabei ist es ohnehin schon schwierig und fast schon unlösbar, ein ERP-System aus konventioneller Sicht zu betrachten, um aus all dieser Vielfalt das richtige ERP für mein Unternehmen herauszufinden, geschweige denn die neue Techniken des Internets und der Mobilität in den richtigen Augenschein zu nehmen.
Die Auswahl eines neuen ERP-Systems.
Hat man dann einige ERP-Systeme in die engere Wahl gezogen, schaut man sich zunächst die Oberfläche und das Handling an und versucht seine Unternehmensprozesse auf das neue ERP zu adaptieren, wofür die Erstellung eines umfangreichen Lastenheftes auf jeden Fall förderlich wäre.
Dann schaut man auf die Kosten für die Lizenzen und die Wartung, was vielleicht auch schon im Vorfeld erfolgte und die Auswahl unter den ERP-Anbietern vielleicht schon begrenzte und somit die Auswahl des richtigen ERP-Systems weiterhin erschwert.
Was immer wieder auffällt, das sind die vielen Funktionen, die so ein ERP-System bietet, von denen aber nur eine gewisse Untermenge für mein Unternehmen Anwendung finden werden.
Vielmehr wird sich aber die Gegebenheit einstellen, dass obwohl das neue ERP eine Flut an Funktionen und Anwendungen enthält, dennoch wichtige Funktionen fehlen, die man für sein Unternehmen dringend benötigt. Wenn also ein ERP-System auf alle Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet wird, muss dann in den meisten Fällen noch ein Projekt gestartet werden, dass diesen Bedarf abdecken soll.
Der vergessene Aufwand bei der Einarbeitung in ein neues ERP-System.
Bei der Umstellung auf ein neues System wird meist vergessen, was den Hauptteil des Aufwands und der Kosten ausmacht. Das sind die Arbeiten, die das Unternehmen selber leistet, in der Form, dass es Stammdaten anlegt und pflegt und diverse Steuerungsdaten verwaltet. Die Einführung eines neuen ERP führt dann in den meisten Fällen oft in eine fast nicht mehr zu bewältigende Arbeitsflut, da keine
Systeme gleich sind, Daten neu eingepflegt und mühsam angepasst werden müssen.
Erst nach vielen Wochen, wenn dieser Einpflege-Prozess dann endlich beendet ist - wenn er überhaupt beendet werden kann - beginnt das eigentliche Arbeiten mit dem neuen ERP-System. Oft kommt dann viel zu spät das Aha-Erlebnis, dass das eine oder andere dann doch nicht so funktioniert, wie man sich das vorstellte. Gegebenenfalls muss die Organisation nochmals angepasst und korrigiert oder weitere Projekte analysiert, aufbereitet und durchgeführt werden, die die neue ERP-Funktionalität auf die Unternehmensorganisation anpassen und erweitern sollen.
Spätestens jetzt stellt man sich die Frage: Hätte das alles nicht etwas besser ablaufen können?
Möglichkeiten, ein ERP-System besser zu testen.
Ja, es kann deutlich besser laufen! Es gibt inzwischen ERP-Systeme, die andere Ansätze verfolgen. Diese stellen sich mehr auf die Not des Anwenders ein und haben von vorne herein ganz andere Ansätze, so dass bekannte Probleme aus der Vergangenheit gar nicht mehr auftreten werden. Solche moderne ERP-Systeme bieten dem Unternehmen schnelle Import-Funktionen an, damit der Prozess von der Daten-Einpflege bis zum eigentlichen Arbeiten mit dem neuen ERP wesentlich abgekürzt wird und man sich dann schnell auf das eigentliche Arbeiten und Testen mit dem System vorbereiten kann.
ERP-Systeme im Test.
Ich habe für Sie nun mehrere ERP-Systeme getestet, die in Dingen Anpassung und Benutzerfreundlichkeit dem Anspruch genügt, einem solchen Datenimport Ihrer Alt-Daten zu gewährleisten, um schon nach relativ kurzer Zeit das System in Betrieb nehmen zu können.
Ein modernes ERP-System verfolgt von vorne herein ganz andere Ansätze und dadurch treten die Grund-probleme der Vergangenheit erst gar nicht mehr auf, da man an folgendes (um nur einige Punkte zu nennen) gedacht hat:
- Datenimport vom alten in das neue ERP-System
- Versorgung fehlender Daten durch Vorgabe permanenter oder variabler Werte
- Beliebige neue und schnelle Anpassung bestehender Reports
- Beliebige neue und schnelle Anpassung bestehender Bildschirm-Formulare
- Erstellung von Filtern, Sortierungen, Formatvorlagen
- Individuelle Anpassungen für jeden Anwender
- Erstellung neuer Datenbanktabellen und neuer Datenbankfeldern
- Erstellung und Anpassung von Workflows
- Integriertes Customizing-Tool
- Verbindung mit MS Office® (MS Office ist ein Trademark der Microsoft Corporation)
Die große Not während und nach einer Umstellung, wird durch diese vielen neuen Lösungsansätze ganz harmonisch umgangen. Ja, man hat das Gefühl, dass dieses ERP mich da abholt, wo ich mich gerade befinde.
Wie kann ich ein ERP-System besser testen?
Ein modernes ERP ermöglicht einen Datenimport, indem Stammdaten, wie
- Kontakte
- Kunden
- Lieferanten
- Artikel
zum Beispiel über eine Tabellenkalkulation importiert werden können, um so effektiver und schneller die Funktionen des neuen ERP-Systems im Zusammenwirken mit der eigenen Unternehmensorganisation besser und schneller – und vor allem mit den eigenen Daten – besser testen zu können, um dadurch festzustellen, ob das ERP-System den Anforderungen des Unternehmens genügen kann.
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